1人情シスにおけるタスク管理

複数のタスクをいかにこなすかという問題に対して、よく重要度/緊急度マトリクスが使われると思う。ざっくりと以下のような感じ。

1. 緊急度高/重要度高: 直ちに実施
2. 緊急度高/重要度低: 別の人に任せる
3. 緊急度低/重要度高: 優先的に取り組む
4. 緊急度低/重要度低: やらない

aはそもそも直ちにやらざるを得ないのですぐ消化され、dはある程度時間を見て着手できなければ捨てている。bとcだが、bを任せられる人がそもそもいない。cがあるからbを放置してよいのか? といった感じで自分の環境ではうまく適用できない。

1 人情シスの環境においては、その情シスが何らかの理由で戦線離脱するというリスクを考えないといけない。例えば、以下のようなタスクはやらなくても利用者への影響は直ちには発生しない。が、情シスが戦線離脱すると業務に致命的な影響が出る可能性がある。

• 内製システムのサーバのリプレース
  • 旧サーバが動いている限りは利用者への影響はない
  • 情シス離脱時に障害が発生すると...
• 情シス業務を利用者で行えるようにする内製アプリの開発
  • 情シス離脱時にその業務が止まってしまう...

一方で業務改善への貢献度合いという視点も必要と思われる。上記リスク対応タスクが多数あって100%それにつきっきりでは、利用者から不満が上がるだろう。一方で、対応することで業務が改善し、長期的な副作用も特にないことが明らかなものもあれば、言われた通り対応することで短期的に課題が解決できても長期的に問題ないのか自明でないタスクもある。

• 画面サイズ固定で見づらい画面を可変サイズに
  • 要望がある以上、固定よりは可変のほうが利用しやすいのは明らか
  • 画面の動作だけの話なので、長期的な問題は考えづらい
• 社員の稼働状況を把握するための勤怠データの提供
  • どのような稼働状況を把握するために必要なのか、ヒアリングしないとわからない
    • 実は既存のデータで何とかなるかもしれない
    • 真の問題は、勤怠データでは解決しないのかもしれない

元のマトリクスにおける「重要度」という単語はあいまいなので、このあたりの指標をどの程度考慮すべきかが自明ではない。

以下の方針で進めるべきと考えている

• Google の20%ルールのように、1日のうち一定時間(20-40%?)を投資する時間に割り当てる。実際には投資ではないかもしれないが...
• メインの業務時間は離脱によるリスクが高い業務を進める。
• 投資時間で、以下の順番でほかのタスクを行う
  1. 明らかに業務改善効果が高いタスク
  2. 業務改善効果が不明なタスク
     • 業務改善効果の判定から入る
  3. (業務改善効果が低いタスクは捨てる)